Brønnøysundregistrene krever at frivillige organisasjoner (foreninger) må registrere en kontaktperson. Dette kan være en daglig leder, kontaktperson eller forretningsfører.
Et «arbeidende» styre leder den frivillige organisasjonen fra dag til dag, planlegger hva som skal gjøres, og rapporterer på hva som er gjort. Et «besluttende» styret kommer sammen kun for å ta avgjørelser som angår organisasjonen. Ofte er det da ansatt en daglig leder, og kanskje flere, som har ansvaret for den daglige driften. I nystartede små organisasjoner er det vanlig at styret er både arbeidende og besluttende.
Styret til foreningen velges normalt på et årsmøte, og skal da lede foreningen mellom to årsmøter. Som oftest vil det fremgå av vedtektene hvor mange styremedlemmer foreningen skal ha, og hvilke oppgaver og ansvar styret har. Det er ikke noe minstekrav til antall styremedlemmer, men antallet bør fremkomme i vedtektene. Et styre bør bestå av minst 3 personer og ha en leder. Er det færre personer er styret sårbar for sykdom, eller om uforutsette ting skjer.
Mer om hvordan man velger et styre finner du her. Dette skjer på årsmøte.
Rollefordeling i et styre:
Det er altså ikke et krav om at foreninger må ha et styre, men det kan være veldig nyttig å ha 3 – 5 personer som ønsker å sitte i styret og dermed lede organisasjonen. De ulike rollene er ikke «absolutte», og avhenger av hvor mange personer som har verv. Dette er forslag til ansvarsfordeling:
Leder:
- Er ansvarlig for alle viktige dokumenter i organisasjonen
- Overordnet ansvarlig for å skrive søknader og inngå økonomiske avtaler
- Er ofte tals- og kontaktperson for organisasjonen
- Kaller inn til styremøte og har jevnlig kontakt med styremedlemmene
Nestleder:
- Tar over ved fravær av leder
- Følger opp styremedlemmene
- Trer inn der det er behov
Sekretær:
- Skriver referat fra møtene
- Skriver søknader (sammen med leder eller andre styremedlemmer)
- Skriver årsmeldingen sammen med leder
- Kan være ansvarlig for å ta imot post og henvendelser
- Kan være ansvarlig for medlemsregisteret
Økonomiansvarlig (tidligere kalt kasserer):
- Oversikt over økonomien i foreningen
- Setter opp budsjett
- Tar vare på kvitteringer og arkiverer dem
- Fører regnskap
- Presenterer økonomisk status på styremøter
Styremedlem:
- Tar på seg diverse styreoppgaver
- Kan være kontaktperson for medlemmene
- Tar på seg ansvar etter behov (leder en komité, er kommunikasjonsansvarlig el.l)
1 eller 2 varamedlemmer:
- Møter dersom noen i styret melder fravær
- Blir vanlig styremedlem hvis noen trekker seg, eller av andre grunner må gå ut av styret
OM STYREMØTER:
Styresaker skal behandles i et fysisk møte eller på en annen ansvarlig måte. Det kan for eksempel være som telefonmøte, videomøte eller på epost. Styremøter skal gjennomføres ved behov, det er ikke noe krav om et visst antall møter per år med mindre vedtektene sier noe om dette.
Styremøtene ledes normalt av styreleder, som er ansvarlig for at styret kan ta en beslutning/ fatte vedtak i en sak. Orden og struktur i styremøtet er viktig. Derfor er det en fordel å behandle styresakene i tre trinn: presentasjon, diskusjon og beslutning.
Med mindre vedtektene sier noe annet så er styret beslutningsdyktig når mer enn halvparten av styret deltar i styrebehandlingen. En forutsetning for at styret er beslutningsdyktig er at alle styremedlemmene har blitt innkalt til møtet. Ved stemmelikhet er styreleders/møteleders stemme avgjørende. Det anbefales normalt at styret gjennom diskusjon bør komme fram til enstemmighet. Ev eventuell daglig leder er ikke medlem i styret. Han/hun har talerett, men ikke stemmerett.
For eksempel sekretær (eller et annet styremedlem) utarbeider protokoll/møtereferat med vedtak som ble gjort i møtet. En styreprotokoll skal som minimum angi tid og sted, hvem som deltok på møtet, behandlingsmåte og styrets beslutninger. Dersom et medlem av styret ikke var med i behandlingen av en sak på grunn av fravær eller inhabilitet, skal dette framkomme av protokollen. Styreprotokollen skal være datert og signert av alle styremedlemmene som har deltatt i behandlingen.
Merknader til protokollen behandles på neste styremøte.