MEDLEMSHÅNDTERING
Medlemshåndtering handler om kontingent og registrering, men også om hvordan medlemmer eller frivillige blir behandlet i organisasjonen.
Innmelding
Det vanligste er å bruke et innmeldingsskjema der man må fylle ut enkelte opplysninger. Det er lurt å lage noen rutiner for hvem som skal ta i mot innmelding og hvordan den registreres i medlemsoversikten. Prøv å gi en bekreftelse på medlemskapet så fort som mulig. Når man har gode rutiner for inn- og utmelding slipper man frustrasjon og ekstraarbeid rundt kontingentinnkrevingen eller når medlemsregisteret skal oppdateres.
Kontingenter/avgifter
Medlemskontingenten er en generell avgift som må betales for å bli medlem av organisasjonen. Nye medlemmer blir som regel offisielt medlem når første kontingent er betalt. Kontingentens størrelse fastsettes av årsmøtet. Det kan være lurt å sørge for at det skrives f.eks. medlemsnummer og periode kontingenten gjelder for når man betaler, slik at innbetalingen kan spores til medlemmet. Husk at nye medlemmer kan være nysgjerrige på hva kontingenten skal dekke av organisasjonens utgifter.
Medlemsregisteret
Personopplysninger i medlemsregisteret skal bare være tilgjengelige for personer som har behov for opplysningene i forbindelse med administrering av organisasjonens aktiviteter. I medlemsregisteret står som regel navn, kjønn, fødselsdato og telefonnummer.
Husk at det er enkelte støtteordninger som har krav om at enkelte opplysninger må være registrert. Det finnes en rekke online medlemsregistre som man kan benytte seg av, men for små organisasjoner kan det være nok å bruke et enkelt regneark.
Oppfølging av medlemmer og frivillige:
- Svar raskt når noen tar kontakt
- Kartlegg hvilke oppgaver de har kompetanse i og hva de er motivert for
- Gi ansvar og still krav
- Gi masse ros
- Ha alltid en plan B/ reservefrivillige
- Sørg for at alle blir inkludert i fellesskapet
- Husk at det sosiale er viktig!! Inviter til gøy og hygge!
Avklar hvem som har ansvar for oppfølging av nye medlemmer / frivillige.
Holde på medlemmer og frivillige
- Skap eierskap til organisasjonen og aktivitetene
- Hold dem oppdatert (nyhetsbrev, Facebook, direkte kontakt)
- Inviter til arrangementer
- Gi ansvar og arbeidsoppgaver (frihet?)
- Bruk årsmøtet
- Gi medlemmene innflytelse
- Skap årshjulet sammen
Kilde: «Medlemsmodellen: Rekruttere, aktivisere og beholde medlemmer» – Niklas Hill og Angeli Sjöström
