Årsmøte og årsmelding

10 tips til god organisering og gjennomføring av årsmøtet

Før møtet:

1. Planlegging. Start planleggingen av årsmøtet tidlig. Sjekk vedtektene om når innkallingen og sakspapirene skal sendes ut for at møtet skal være lovlig innkalt.

2. Forslag til saker. Alle medlemmer kan sende inn forslag til saker de ønsker at årsmøtet skal behandle. Disse må sendes inn skriftlig innen en gitt tidsfrist. Styret skal ta stilling til forslag som kommer inn, og nødvendige sakspapirer til forslag som skal opp på årsmøtet, skal sendes ut til alle medlemmene sammen med de andre sakspapirene.

3. Forbered sakene. Sett av god tid til dette. Det skal lages forslag til nytt budsjett og arbeidsplan for organisasjonen, årsmeldingen må skrives, og regnskapet må være ferdig og revidert.

4. Innkalling. Sørg for at innkallingen har kommet frem til medlemmene senest 14 dager før årsmøtet. Innkallingen skal inneholde dato, sted og klokkeslett, dagsorden for møtet og nødvendige sakspapirer.

5. Valgkomité. Komiteen bør i god tid ha funnet kandidater til styret, og alle som skal anbefales bør vite det i god tid. Hvis det er noen kandidater valgkomiteen ikke vil anbefale, må de også få beskjed.

 Under møtet:

6. Møteledelse. Velg en person som skal styre møtet. Denne bør være noen andre enn styreleder/president. Møteleder bør ved starten av møtet gå gjennom hvordan årsmøtet gjennomføres, og forklare hvordan man for eksempel tegner seg til innlegg. La møtedeltagerne få stille spørsmål hvis det er noe i saksgangen de ikke forstår.

7. Orden. Vær godt forberedt og pass på at dere har ekstra kopier av sakspapirene. Det kan være lurt å ha en kopimaskin i nærheten.

8. Vedtekter. Se på vedtektene for å være sikre på at dere følger spillereglene.

9. Hygge. Trekk gjerne inn noen som ikke sitter i styret til å ordne med mat og drikke, og ha gjerne en sosial kveld etter møtet.

10. Takk. Husk å takke de som ikke lenger skal sitte i styret og andre som har hjulpet til med årsmøtet.

Se også:

> Valg av styre

 

Årsmelding

Årsmeldingen skal fortelle hva organisasjonen har gjort det siste året.

Det er styrets oppgave å skrive årsmeldingen. Den skrives ofte av sekretæren, gjerne i samarbeid med leder eller øvrige styremedlemmer. Årsmeldingen skal inneholde presentasjon av styret, medlemmer, møter, arrangementer og økonomi. Hvilke erfaringer har styret gjort seg? Årsmeldingen trenger ikke å være særlig lang.

Kilde: Organisasjonshåndboka, Frivillighet Norge

Batteriet er et ressurssenter for grupper og organisasjoner. Vi jobber for å bekjempe fattigdom og sosial ekskludering i Norge.